Principes clés
Le schéma de circulation de l’information repose sur la mise en évidence des flux d’information. Il est classique en gestion de distinguer les flux réels ou physiques, que sont les biens et services, des flux financiers que sont les transferts de monnaie ou d’engagements de paiement. Ces flux comportent une dimension informationnelle importante car ils véhiculent des données qui sont traitées dans les systèmes d’information de gestion. D’autres flux, comme les commandes exemple, ne sont ni des flux réels ni des flux financiers. Ils jouent cependant un grand rôle dans le système d’information de gestion car ils comportent des informations qui se traduisent des flux réels et des flux financiers.
En analyse informatique c’est l’ensemble des flux d’information qui sont pris en compte. Le premier document d’analyse de ces flux est le schéma de circulation de l’information ou diagramme des flux.
Méthodes
A. Identifier les acteurs
Dans l’analyse d’un problème d’informatique de gestion, il est toujours possible de distinguer plusieurs acteurs. Certains sont internes à l’entreprise ou à l’organisation considérée. C’est le cas exemple du service commercial, du service informatique. D’autres acteurs sont externes comme les clients, les fournisseurs ou les distributeurs.
Quel sens donner au mot acteur en analyse informatique? Il ne s’agit pas nécessairement d’une personne. C’est plus généralement un groupe de personnes qui ont, vis-à-vis du problème étudié, un comportement homogène ou globalisé.
Exemple : Le service commercial est souvent considéré comme un acteur car on s’intéresse à ce que fait ce service quand il reçoit l’information et quand il en envoie, peu importe qui fait quoi à l’intérieur du service. Le comportement des personnes qui composent le service est globalisé. D’autre part, les clients constituent souvent un acteur dans une application informatique donnée
B. Identifier les flux
Chaque flux met en jeux deux acteurs. Le premier est à l’origine du flux, le second est but ou destination du flux.
Il faut distinguer les acteurs externes des acteurs internes. Cette distinction s’établit sur la base du domaine étudié. Il s’agit en général d’un domaine de gestion d’une entreprise ou d’une organisation.
Remarques
La notion d’acteur interne et d’acteur externe ne concerne pas simplement l’entreprise et son environnement. Elle s’applique aussi aux domaines de gestion d’une entreprise. Une entreprise ou organisation est plus souvent composée de plusieurs domaines de gestion. On peut donc trouver des acteurs externes rapport au domaine de gestion étudié (gestion des commandes clients exemple) mais internes à l’entreprise comme le service achats.
Les flux sont habituellement matérialisés des documents, factures, commandes ou bons de livraison. Le développement des technologies informatiques et de communication se traduit notamment la dématérialisation des documents. Il s’agit alors de flux immatériels. Ils ne doivent pas pour autant être exclus de l’analyse. Mais la mise en évidence des acteurs peut être plus délicate.
Application
Voici comment est organisée la gestion des fournitures pour les équipements informatiques à la société financière pour le développement. Pour chacune de ses demandes de fournitures, chaque service doit remplir un formulaire pré imprimé dans lequel sont précisées les quantités des fournitures souhaitées. Ces formulaires sont transmis au secrétariat du service administratif pour signature avant d’être adressées aux fournisseurs habituels. Lorsque les fournitures sont livrées, le secrétaire du service administratif les distribue aux services qui les ont demandées en les accompagnant d’un bon d’affectation.
TD : Présentez le schéma de circulation de l’information.
Solution proposée.
