Le tableau des flux de données

Dans un précédent article, nous avons parlé du schéma de circulation de l’information qui permet de recenser le flux d’information du domaine de gestion étudié. Grâce à ce travail il est possible de procéder à l’analyse des données proprement dites. Par ailleurs, avec le tableau des flux, ce sont les données brutes qui sont mises en évidence car il recense, pour chaque flux, les données véhiculées.

Méthode

A – Analyser les supports d’information

Il s’agit tout d’abord de mettre en correspondance les supports d’information et les données brutes. Un tableau à double entrée permet de réaliser clairement ce travail. Les données relevées sont en lignes et les supports d’information en colonnes.

Exemple

En poursuivant l’exemple de l’article précédent, qui comporte trois documents : la commande client (A), la commande validée (B) et le bon de livraison (C) nous pouvons établir le tableau de correspondance comme suit :

Données brutes	A	B	C
Nom du client	x	x	x
Adresse rue	x	x	x
Code postal	x	x	x
Adresse ville	x	x	x
Référence commande client	x	x	x
Référence produit	x	x	x
Désignation	x	x
Quantité commandée	x	x
Prix unitaire	x	x
Date de commande	x	x
Total pour un produit	x	x
Total pour la commande	x	x
Numéro client		x	x
Numéro commande		x	x
Taux de remise accordé		x
Date enregistrement commande		x
Délai de livraison		x
Montant de la remise		x
Montant commande après remise		x
Quantité livrée			x
Date livraison			x

Dans cet exemple, la commande comporte des informations qui ne figurent pas dans la commande du client. Le numéro client est une donnée qui ne peut pas figurer sur la commande du client, car il s’agit d’une donnée interne au système d’information de l’entreprise qui reçoit la commande et qui permet, dans ce cas, d’identifier d’une manière certaine tous ses clients. Le numéro commande ne doit pas être confondu avec la référence commande client qui est propre au système d’information de chaque client alors que numéro commande, donnée ajoutée, permet de distinguer les commandes reçues, quel que soit le client. Il en est de même de la date d’enregistrement de la commande qui peut être différente de la date de commande qui est en fait la date portée le client sur sa commande. Le taux de remise accordé est une donnée ajoutée le service commercial qui gère ainsi ses rapports avec les clients pour les fidéliser. La donnée Délai de livraison est également ajoutée le service commercial après négociation avec le client.

B – Réaliser le tableau des flux

A partir du recensement des données brutes la mise en correspondance des données et des supports d’information, la réalisation du tableau des flux permet de structurer tous ces éléments, flux, données, acteur origine et acteur brut, en hiérarchisant les flux.

Le tableau de flux du même exemple traité précédemment se présente comme suit :

N°	Flux	(1)	Données brutes	Origine	Brut
1	Commandes clients		Nom du client Adresse rue Code postal Adresse ville Référence commande client {Référence produit} {Désignation} {Quantité commandée} {Prix unitaire} Date de commande Total pour un produit Total pour la commande	Client	Service commercial
2	Commandes validées	1	[Commandes clients] (2) Numéro client Numéro commande Taux de remise accordé Date enregistrement commande Délai de livraison Montant de la remise Montant commande après remise	Service commercial	Service livraison
3	Bons de livraison	2	Numéro client Numéro commande Nom du client Adresse rue Code postal Adresse ville Référence commande client {Référence produit} (Désignation) {Quantité livrée} Date livraison	Service livraison	Client

(1) Antériorité immédiate.
(2) [Commandes clients] indique que le flux Commandes validées comprend toutes les données du flux Commandes clients. Seules les données additionnelles sont précisées.

Remarque

Le tableau des flux est la base de l’analyse des données aussi bien que des traitements. C’est pourquoi il va nous permettre de construire le dictionnaire des données et la matrice des flux qui est le premier pas de l’analyse des traitements.

Il est intéressant de repérer les données qui ont plusieurs valeurs dans un document, comme Référence produit, de celles qui n’en ont qu’une comme Nom du client. C’est pourquoi les données multivaluées sont encadrées avec des accolades : {Référence produit}.

Application

Dans l’application sur le schéma de circulation de l’information, cinq flux sont mis en &évidence : Formulaires, bon d’affectation, Commandes fournitures, Commandes fournitures signées et Livraisons fournitures. Un exemple de chacun des documents qui composent ces flux, dont la présentation est réduite au stricte minimum, est présenté ci-dessous.