Dans un précédent article, nous avons parlé du schéma de circulation de l’information qui permet de recenser le flux d’information du domaine de gestion étudié. Grâce à ce travail il est possible de procéder à l’analyse des données proprement dites. Par ailleurs, avec le tableau des flux, ce sont les données brutes qui sont mises en évidence car il recense, pour chaque flux, les données véhiculées.
Méthode
A – Analyser les supports d’information
Il s’agit tout d’abord de mettre en correspondance les supports d’information et les données brutes. Un tableau à double entrée permet de réaliser clairement ce travail. Les données relevées sont en lignes et les supports d’information en colonnes.
Exemple
En poursuivant l’exemple de l’article précédent, qui comporte trois documents : la commande client (A), la commande validée (B) et le bon de livraison (C) nous pouvons établir le tableau de correspondance comme suit :
| Données brutes | A | B | C |
| Nom du client | x | x | x |
| Adresse rue | x | x | x |
| Code postal | x | x | x |
| Adresse ville | x | x | x |
| Référence commande client | x | x | x |
| Référence produit | x | x | x |
| Désignation | x | x | |
| Quantité commandée | x | x | |
| Prix unitaire | x | x | |
| Date de commande | x | x | |
| Total pour un produit | x | x | |
| Total pour la commande | x | x | |
| Numéro client | x | x | |
| Numéro commande | x | x | |
| Taux de remise accordé | x | ||
| Date enregistrement commande | x | ||
| Délai de livraison | x | ||
| Montant de la remise | x | ||
| Montant commande après remise | x | ||
| Quantité livrée | x | ||
| Date livraison | x |
B – Réaliser le tableau des flux
A partir du recensement des données brutes par la mise en correspondance des données et des supports d’information, la réalisation du tableau des flux permet de structurer tous ces éléments, flux, données, acteur origine et acteur brut, en hiérarchisant les flux.
Le tableau de flux du même exemple traité précédemment se présente comme suit :
| N° | Flux | (1) | Données brutes | Origine | Brut |
| 1 | Commandes clients | Nom du client Adresse rue Code postal Adresse ville Référence commande client {Référence produit} {Désignation} {Quantité commandée} {Prix unitaire} Date de commande Total pour un produit Total pour la commande | Client | Service commercial | |
| 2 | Commandes validées | 1 | [Commandes clients] (2) Numéro client Numéro commande Taux de remise accordé Date enregistrement commande Délai de livraison Montant de la remise Montant commande après remise | Service commercial | Service livraison |
| 3 | Bons de livraison | 2 | Numéro client Numéro commande Nom du client Adresse rue Code postal Adresse ville Référence commande client {Référence produit} (Désignation) {Quantité livrée} Date livraison | Service livraison | Client |
(2) [Commandes clients] indique que le flux Commandes validées comprend toutes les données du flux Commandes clients. Seules les données additionnelles sont précisées.
Remarque
Le tableau des flux est la base de l’analyse des données aussi bien que des traitements. C’est pourquoi il va nous permettre de construire le dictionnaire des données et la matrice des flux qui est le premier pas de l’analyse des traitements.
Il est intéressant de repérer les données qui ont plusieurs valeurs dans un document, comme Référence produit, de celles qui n’en ont qu’une comme Nom du client. C’est pourquoi les données multivaluées sont encadrées avec des accolades : {Référence produit}.
Application
Dans l’application sur le schéma de circulation de l’information, cinq flux sont mis en &évidence : Formulaires, bon d’affectation, Commandes fournitures, Commandes fournitures signées et Livraisons fournitures. Un exemple de chacun des documents qui composent ces flux, dont la présentation est réduite au stricte minimum, est présenté ci-dessous.